経理・総務担当者向け：無料ワークフローツールで稟議・承認業務を効率化する方法
はじめに：紙やメールでの稟議・承認に限界を感じていませんか
中小企業において、備品購入、経費精算、各種申請など、日常的な業務で発生する稟議や承認プロセスは、紙の書類を回覧したり、メールでやり取りしたりすることがまだまだ多いかもしれません。これらのアナログな方法は、書類の紛失、承認までの時間ロス、誰がどこで止まっているかの進捗不透明さなど、多くの非効率性を生み出している可能性があります。また、印刷コストや保管スペースの問題も無視できません。
経理や総務部門の担当者の皆様は、これらの稟議・承認業務の申請側になったり、社内規定に関わったりする中で、その煩雑さを実感されていることと存じます。業務効率化やコスト削減が求められる中、この状況を改善したいとお考えでも、新たなシステム導入には多額の費用がかかるのではないか、と躊躇されている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、現在では「無料」で利用できるワークフローツールが増えてきています。これらのツールを賢く活用することで、大きなコストをかけることなく、稟議・承認業務の電子化を進め、業務効率を大幅に改善することが可能です。本記事では、中小企業の経理・総務担当者の皆様に向けて、無料ワークフローツールを活用した稟議・承認業務効率化の方法、そのメリットや注意点、そしてツール選定のポイントについて解説いたします。
無料ワークフローツールとは？中小企業に有効な理由
ワークフローツールとは、社内で行われる各種申請や承認プロセスを電子化し、システム上で行えるようにするツールです。特定の申請書フォーマットに基づいて情報を入力し、あらかじめ設定された承認ルートに従って関係者に自動的に通知・回覧され、承認が行われる仕組みを提供します。
近年、多くのワークフローツールがSaaS（Software as a Service）形式、つまりインターネット経由でサービスとして提供されており、導入のための自社サーバー設置などが不要になっています。これにより、初期投資や運用負担を大幅に抑えることが可能になりました。
特に中小企業にとって、無料版のワークフローツールは非常に有効な選択肢となり得ます。限られた予算の中で、まず電子ワークフローの利便性を試すことができ、紙やメールでの非効率な運用から脱却する第一歩を踏み出せるからです。無料版でも、シンプルな申請・承認であれば十分に対応できる機能を備えているツールも多く存在します。
稟議・承認業務を無料ツールで効率化する具体的なメリット
無料ワークフローツールを導入することで、中小企業の稟議・承認業務に以下のようなメリットが期待できます。
- 時間と手間の削減:
- 申請書作成：テンプレート化されたフォームに入力するだけで簡単に作成できます。手書きやExcelでの作成、印刷・押印の手間が省けます。
- 申請・回覧：システム上で申請ボタンを押すだけで、承認者に自動的に回覧されます。手渡しや社内便、メール添付での送付が不要になります。
- 承認作業：システム上で内容を確認し、クリック一つで承認・却下判断ができます。外出先やリモートワーク環境からでも対応可能です。
- 進捗状況の可視化:
- 申請中の案件が現在誰のところで止まっているのか、承認まであとどのくらいかかるのかがシステム上で一目で確認できます。進捗確認のための問い合わせ対応が減り、業務がスムーズになります。
- ペーパーレス化とコスト削減:
- 申請・承認が電子化されるため、紙の消費量を削減できます。印刷コスト、保管スペースにかかるコスト、そして書類を探す手間も削減されます。
- 証跡管理と内部統制の強化:
- いつ誰が申請し、いつ誰が承認・却下したのかという履歴がシステム上に自動的に記録されます。これにより、不正防止や後からの確認が容易になり、内部統制の強化につながります。
- 検索性の向上:
- 過去の申請書類をキーワードで検索するなど、必要な情報に素早くアクセスできます。
これらのメリットは、無料ツールであっても基本的な機能に含まれていることが多いため、コストをかけずに実現できるのです。
無料版ワークフローツールでできること・主要機能
無料のワークフローツールで利用できる機能は、ツールによって異なりますが、一般的には以下のような機能が提供されています。
- 簡単な申請フォーム作成: 用途に応じた申請フォームを、ツールが提供する基本的な項目（テキスト入力欄、日付、プルダウンなど）を組み合わせて作成できます。
- 基本的な承認ルート設定: 直線的な承認ルート（例：申請者 → 上司 → 承認権限者）や、部署ごとの固定的なルートを設定できます。複雑な条件分岐（例：申請金額によって承認者が変わる）は制限がある場合があります。
- 進捗確認・履歴表示: 自分の申請や承認依頼のステータス、現在誰のところに申請が回っているかを確認できます。過去の承認履歴も閲覧可能です。
- 通知機能: 申請があった際や承認・却下された際に、メールやチャットツールで通知が届く機能です。対応漏れを防ぎます。
- ファイル添付機能: 申請内容に関連する資料（見積書、領収書など）を添付できます。
- 検索機能: 過去の申請データや承認済みの書類を、キーワードや日付などで検索できます。
これらの機能だけでも、多くの日常的な稟議・承認業務を電子化し、紙やメールよりも格段に効率的に進めることが可能になります。
無料ツールの限界と利用にあたっての注意点
無料ワークフローツールには、コストがかからないという大きなメリットがある一方で、当然ながら機能面や利用範囲に制限があります。これらの限界を理解し、自社の運用で問題ないか検討することが重要です。
よくある制限や注意点は以下の通りです。
- 利用人数制限: 無料版では、利用できる人数に上限が設けられていることがほとんどです。会社の規模や利用対象部署の人数によっては、無料版では足りない場合があります。
- 申請件数・容量制限: 月間または累計で申請できる件数や、添付できるファイルの容量に制限があることがあります。申請が多い業務に利用する場合は注意が必要です。
- 機能制限: 有料版に比べて、利用できる申請フォームの項目数、承認ルートの複雑さ、外部ツールとの連携機能などが制限されます。自社の特殊な承認フローに対応できない可能性もあります。
- サポート体制: 無料版の場合、電話やメールでの個別サポートがなく、FAQ（よくある質問集）やオンラインマニュアルのみの提供となることが多いです。不明点は自力で解決する必要があるかもしれません。
- 広告表示: ツールによっては、無料版に広告が表示されることがあります。
- カスタマイズ性: 申請フォームや画面デザインのカスタマイズはほとんどできない場合が多いです。
- データのエクスポート制限: 蓄積された申請データをCSVなどでエクスポートする機能が制限されていることがあります。
これらの制限を踏まえ、まずは「この業務なら無料版で十分に対応できそうだ」というシンプルな申請業務から試してみるのがおすすめです。例えば、社内備品購入申請や、簡単な休暇申請などであれば、無料版の機能で十分まかなえる可能性があります。自社の現状の申請業務の種類や量を把握し、無料版でどこまで対応できるかを見極めることが成功の鍵となります。
無料ワークフローツールの選び方：中小企業が考慮すべきポイント
多くの無料ワークフローツールの中から、自社に合ったものを選ぶためには、以下のポイントを考慮して比較検討することをおすすめします。
- 使いやすさ（導入・運用負担）：
- ITツールに不慣れな担当者でも直感的に操作できるかどうかが重要です。申請者、承認者双方にとって分かりやすいインターフェースであるかを確認しましょう。マニュアルが分かりやすいか、操作方法に関する情報が入手しやすいかも確認ポイントです。無料ツールの場合、IT部門のサポートがない前提で、経理・総務担当者自身が設定・運用することを想定して選びましょう。
- 自社の稟議・承認フローへの適合度：
- 現在行っている稟議・承認のプロセス（申請書の種類、承認ルート、必要な添付書類など）を洗い出し、無料版の機能でどの程度再現できるかを確認します。複雑な承認ルートが必要な場合は、無料版では難しいかもしれません。
- 利用人数と申請件数の制限:
- 無料版の利用上限人数や申請件数が、対象としたい業務の規模に見合っているかを確認します。将来的な利用拡大の可能性も視野に入れ、無料版から有料版への移行プランも考慮に入れておくと良いでしょう。
- 必要な機能が備わっているか:
- 最低限必要な機能（申請フォーム作成、承認ルート設定、通知、添付ファイルなど）が備わっているか確認します。特に、必要な項目（例：金額入力、複数選択など）が申請フォームで利用できるかは重要なポイントです。
- 既存ツールとの連携（任意）:
- 現在利用している他のツール（例：チャットツール、クラウドストレージなど）と連携できるかどうかも考慮に入れると、よりスムーズな運用が可能になることがあります。ただし、無料版では連携機能が制限されていることが多いです。
- セキュリティ対策:
- 企業の重要な情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりしているかを確認します。具体的には、通信の暗号化（SSL/TLS）、データの保管場所（国内か海外か）、プライバシーポリシー、セキュリティに関する認証取得状況（例：ISMS/ISO 27001）などを確認しましょう。無料ツールであっても、ベンダーの信頼性は重要です。
いきなり全ての稟議・承認業務を電子化しようとせず、まずは担当者が少ない部署や、比較的シンプルな承認フローの業務で無料ツールを試験的に導入してみる「スモールスタート」をおすすめします。実際に使ってみることで、使い勝手や自社への適合性をより正確に判断できます。
セキュリティとデータ管理に関する基本的な考え方
無料ツールに限らず、クラウドサービスを利用する際は、セキュリティとデータ管理について基本的な理解と確認が必要です。中小企業の経理・総務担当者として、以下の点に注意しておきましょう。
- 通信の暗号化: ツールを利用する際のデータ通信が暗号化されているか（URLが
https://で始まるか、鍵マークがついているかなど）を確認します。 - データの保管場所と管理: 会社の重要なデータがどこに保管されるのか、ベンダーがどのようにデータを管理・保護しているのかを、利用規約やプライバシーポリシーで確認します。国内外の規制に準拠しているかどうかも考慮に入れると良いでしょう。
- アクセス権限管理: ツール内で、誰がどの情報にアクセスできるか、誰が設定を変更できるかなどの権限を適切に管理できるかどうかも確認が必要です。
- ベンダーの信頼性: 提供会社の情報（企業規模、実績、運営期間など）を確認し、信頼できるベンダーのツールを選ぶことが安心につながります。
無料ツールだからといって、セキュリティ対策が全くされていないわけではありませんが、有料版に比べて機能が制限されたり、サポートが手薄だったりする可能性はあります。取り扱う情報の機密性に応じて、どのレベルのセキュリティが必要か判断し、無料ツールの範囲で許容できるか検討することが重要です。
無料から始めるワークフロー電子化のステップ
中小企業で無料ワークフローツールを活用して電子化を始める際の具体的なステップは以下の通りです。
- 現状の稟議・承認業務の洗い出しと課題の特定:
- 現在、紙やメールで行われている稟議・承認の種類、申請頻度、関わる人数、承認ルート、発生している課題（例：時間がかかる、よく紛失する、進捗が分からない）を整理します。
- 電子化の対象業務の選定:
- 洗い出した業務の中から、無料ツールの機能で対応可能か、導入効果が高そうか、まずは試験的に行うのに適しているかなどを考慮して、最初に電子化する業務を選びます（例：簡単な物品購入申請、休暇届など）。
- 無料ワークフローツールの比較検討:
- 複数の無料ワークフローツールをリストアップし、前述の「選び方」のポイントに基づいて比較検討します。無料版の利用上限や機能制限が、選定した対象業務に問題ないか確認します。
- ツールの無料登録と試験運用:
- 選定したツールに登録し、実際に申請フォーム作成や承認ルート設定を行い、対象業務のプロセスを再現できるかテストします。関係者数名で実際に申請・承認を試してもらい、使い勝手を確認します。
- 本格的な運用開始と効果測定:
- 試験運用で問題なければ、対象部署や業務での本格運用を開始します。運用開始後も、以前の方法と比べてどれだけ時間が短縮できたか、手間が減ったかなどの効果を測定し、課題がないか定期的に見直します。
このステップを踏むことで、無理なく段階的に電子化を進めることができ、成功体験を積みながら、他の業務への展開や有料版への移行を検討する判断材料を得ることができます。
無料ツールからのステップアップ：有料版を検討するタイミング
無料ツールでの運用を通じて、その便利さを実感しつつも、利用人数や申請数の制限、より複雑な承認フローへの対応、他の基幹システムとの連携、手厚いサポートが必要になった場合など、無料版の限界を感じるタイミングが来るかもしれません。
そのような場合は、有料版への移行を検討する価値があります。有料版では、無料版では利用できなかった機能が解放されたり、利用上限が大幅に増えたり、ベンダーのサポートを受けられるようになったりします。
有料版を検討する際は、無料版で得られた効果（削減できた時間やコストなど）と、有料版にかかる費用を比較し、費用対効果を見極めることが重要です。また、他の有料ツールも含めて改めて比較検討し、自社の規模や今後の事業計画に見合った最適なツールを選択することをおすすめします。
まとめ：無料ワークフローツールで、まず一歩を踏み出そう
中小企業において、稟議・承認業務の電子化は、業務効率化、コスト削減、内部統制強化に大きく貢献します。高額なシステムを導入しなくても、現在提供されている無料ワークフローツールを活用することで、これらのメリットを十分に享受することが可能です。
紙やメールでの非効率な運用に課題を感じている経理・総務担当者の皆様は、ぜひ無料ワークフローツールの利用を検討してみてください。まずはシンプルな申請業務から試験的に導入し、その効果を実感することが、さらなる業務改善への一歩となるでしょう。
無料ツールには利用上の限界や注意点がありますが、自社の現状を正しく把握し、適切なツールを選び、段階的に導入することで、コストをかけずに業務効率を大きく改善できる可能性を秘めています。本記事が、皆様の稟議・承認業務電子化に向けた取り組みの一助となれば幸いです。