コスト削減と業務効率化を実現！中小企業のための無料契約書管理ツール活用ガイド
中小企業における契約書管理の課題と無料ツールの可能性
日々の業務で取り扱う契約書は、企業の重要な資産です。しかし、中小企業においては、契約書が紙の書類として保管されていたり、担当者のパソコンや共有フォルダに分散して保管されていたりすることが少なくありません。このような管理方法では、必要な契約書を探すのに時間がかかったり、更新や解約の時期を見逃してしまったりするリスクが高まります。
特に、IT専任の担当者がいない経理・総務部門では、契約書の管理体制を整えること自体が大きな負担となることもあります。ITコスト削減のミッションがある中で、高機能な契約書管理システムを導入することは予算的に難しいと感じている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで注目したいのが、無料で利用できる契約書管理ツールです。お金をかけずに、契約書の保管、検索、期限管理といった基本的な業務を効率化できる可能性を秘めています。この記事では、中小企業の経理・総務担当者の皆様に向けて、無料契約書管理ツールのメリットや機能、そして導入にあたっての注意点などを分かりやすく解説します。
無料契約書管理ツールとは
無料契約書管理ツールとは、その名の通り、初期費用や月額費用をかけずに利用できる契約書を管理するためのツールやサービスです。多くの場合、クラウドベースで提供されており、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
これらのツールは、契約書を電子データとしてアップロードし、必要な情報を紐づけて一元的に管理することを目的としています。有料の高機能なシステムと比較すると機能に制限はありますが、中小企業が必要とする基本的な契約書管理のニーズを満たすのに十分な機能を提供しているケースも多くあります。
ITコストを抑えながら契約書管理の課題を解決したい中小企業にとって、無料ツールは検討する価値のある選択肢と言えるでしょう。
無料契約書管理ツールを導入するメリット
無料の契約書管理ツールを導入することで、中小企業、特に経理・総務部門はいくつかのメリットを享受できます。
1. ITコストの削減
最も分かりやすいメリットは、導入・運用にかかるコストを大幅に削減できる点です。有料システムのような月額費用やライセンス費用がかからないため、IT予算が限られている中小企業でも気軽に導入を検討できます。
2. 契約書の一元管理による効率化
紙の書類や複数の場所に分散していた契約書を一つのシステムに集約することで、管理が非常に楽になります。必要な契約書を検索する時間が短縮され、業務効率が向上します。また、紛失や破損のリスクも軽減されます。
3. 契約期限の管理漏れ防止
契約更新や解約の期限をツールに登録しておくことで、自動的に通知を受け取ることができます。これにより、重要な契約の期限を見逃してしまうリスクを防ぎ、不利な自動更新を防ぐなど、適切なタイミングでの対応が可能になります。
4. セキュリティの向上（物理的なリスク軽減）
紙の契約書をオフィスで保管する場合、盗難や火災、水濡れといった物理的なリスクが伴います。クラウド型の無料ツールを利用すれば、物理的なリスクを軽減し、アクセス権限を設定することで閲覧者を制限するなど、セキュリティを高めることができます。ただし、クラウド提供会社のセキュリティ対策を確認することは重要です。
5. リモートワークへの対応
クラウド型のツールであれば、オフィスにいなくてもインターネット経由で契約書にアクセスできます。これは、リモートワークや出張時でも契約書を確認する必要がある場合に非常に便利です。
6. 導入ハードルの低さ
無料ツールは有料システムと比較して機能がシンプルなことが多く、導入や操作が比較的容易な傾向があります。ITに詳しくない担当者でも取り組みやすいため、新たなツール導入への心理的なハードルが低くなります。
無料版で利用できる主な機能とできること
無料の契約書管理ツールでは、一般的に以下のような機能が提供されています。ただし、ツールによって提供される機能やその制限内容は異なりますので、導入前に確認が必要です。
- 契約情報の登録・管理: 契約相手先、契約締結日、有効期限、契約金額などの基本情報をツールに登録し、一覧で管理できます。
- 契約書ファイルのアップロード: 契約書のPDFファイルやスキャンデータなどをツール内にアップロードし、契約情報と紐づけて保管できます。
- 検索機能: 契約相手先名、契約締結日、キーワードなどで契約書を検索できます。これにより、目的の契約書を素早く見つけ出すことが可能です。
- 簡易的なアクセス権限設定: ユーザーごとに契約書の閲覧・編集権限を設定できる場合があります。これにより、特定の担当者しか閲覧できないようにするなど、セキュリティを高められます。
- 期限通知: 設定した契約満了日が近づくと、メールなどで通知を受け取る機能が提供されることがあります。無料版では通知設定できる件数などに制限がある場合が多いです。
- コメント機能: 契約書ごとに担当者間の連絡事項などをコメントとして残せる機能があるツールもあります。
これらの機能を活用することで、紙やExcelでの管理に比べて、契約書の保管、検索、期限管理といった基本的な業務を大幅に効率化できます。
無料契約書管理ツールの注意点・デメリット
無料ツールには多くのメリットがありますが、その一方で注意すべき点やデメリットも存在します。これらを理解した上で、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。
1. 機能や利用範囲の制限
無料版は、登録できる契約書の件数や容量、利用できるユーザー数に制限があることがほとんどです。また、有料版で提供されるような、電子契約機能、ワークフロー連携、外部システム連携、詳細なレポート機能などは利用できない場合が多いです。自社の契約書量や利用人数を考慮し、無料版の範囲で運用が可能か検討が必要です。
2. サポート体制
有料版と比較して、無料版のサポート体制は手薄な傾向があります。問い合わせ方法が限られていたり、返答に時間がかかったりすることが考えられます。ツールの操作方法やトラブル発生時に自力で解決できるか、あるいは無料サポートで十分かを確認しましょう。
3. セキュリティに関する確認
「無料だからセキュリティが低い」と一概には言えませんが、大切な契約書を預けることになるため、提供会社のセキュリティ対策についてはしっかりと確認が必要です。データの暗号化、アクセス権限管理、プライバシーポリシー、過去のインシデント情報などを公開しているか確認しましょう。
4. 広告表示
一部の無料ツールでは、画面上に広告が表示されることがあります。業務の妨げにならないか、事前に画面を確認しておくと良いでしょう。
5. 将来的な拡張性への懸念
無料版で運用を開始しても、事業の拡大に伴って契約書が増えたり、より高度な機能が必要になったりする可能性があります。その際に有料版への移行が必要になるか、あるいは別のツールへの乗り換えが必要になるかを事前に検討しておくと安心です。別のツールへ移行する場合、データの移行がスムーズにできるかも重要なポイントです。
中小企業が無料契約書管理ツールを選ぶ際のポイント
上記のメリット・デメリットを踏まえ、中小企業の経理・総務担当者が無料契約書管理ツールを選ぶ際に考慮すべきポイントをまとめました。
- 自社の契約書量と無料版の制限: 現在の契約書量や今後増加する見込みを考慮し、無料版の登録件数や容量制限で対応可能かを確認してください。
- 必要な機能の有無: 最低限必要な機能（検索、期限通知など）が無料版で利用できるかを確認しましょう。
- 使いやすさ: ITに不慣れな担当者でも直感的に操作できるか、実際に試してみるのが一番です。無料トライアルやデモがあれば活用しましょう。
- セキュリティ対策: 提供会社のセキュリティ対策に関する情報を確認し、信頼できるサービスを選びましょう。ISO認証取得の有無なども参考になります。
- 提供会社の信頼性: サービスの運営期間や導入実績などを確認し、安定してサービスが提供されそうかを見極めることも大切です。
- 有料版への移行パス: 将来的に有料版が必要になった場合に、スムーズに移行できるか、料金体系はどのようになっているかなども視野に入れておくと良いでしょう。
無料契約書管理ツールの活用イメージ
無料の契約書管理ツールを導入することで、例えば以下のような活用が考えられます。
- ステップ1：既存契約書のデータ化: 紙で保管している契約書をスキャンしてPDFファイルに変換し、ツールにアップロードします。契約相手先、締結日、有効期限などの情報を登録します。
- ステップ2：検索機能の活用: 必要な契約書を探す際に、キーワードや日付で検索することで、キャビネットを探し回る手間がなくなります。
- ステップ3：期限管理の自動化: 契約満了日を登録し、通知設定を有効にすることで、更新・解約時期が近づいた契約を自動的に把握できます。
- ステップ4：社内共有の効率化: ツール上でアクセス権限を設定し、関係者が必要な契約書にいつでもアクセスできるようにします。
このように、無料ツールでも工夫次第で契約書管理の多くの課題を解決し、経理・総務部門の業務負担を軽減することが可能です。
まとめ
中小企業にとって、ITコストを抑えながら業務効率を向上させることは重要な経営課題です。契約書管理は、適切な運用ができていないと様々なリスクを生む可能性がある一方、管理体制を整えるにはコストがかかると思われがちです。
しかし、無料の契約書管理ツールを活用することで、導入コストをかけずに契約書の一元管理、検索、期限管理といった基本的な業務を効率化し、管理レベルを向上させることが可能です。無料版には機能や利用範囲に制限があるため、自社の契約書量や必要な機能を事前に確認し、無料版でどこまで対応できるかを見極めることが大切です。
無料ツールはあくまで第一歩として考え、将来的に業務量が増えたり、より高度な管理が必要になったりした場合は、有料版への移行や他のツールの検討も視野に入れると良いでしょう。この記事で解説した情報を参考に、ぜひ自社に合った無料契約書管理ツールの導入を検討し、契約業務の効率化とコスト削減を実現してください。